Project Life-cycle

Project life-cycle merujuk pada serangkaian tahapan yang terjadi sejak awal konseptualisasi hingga penyelesaian proyek. Berikut tahapan-tahapan secara garis besarnya.

Photo by Octavian Dan on Unsplash

1. Initiation

Ini merupakan titik awal bagi seluruh proses project yang dijalankan. Pada tahap ini, project manager akan mendefinisikan tujuan dan hasil yang ingin dicapai dalam proyek, mengidentifikasi anggaran, sumber daya yang dibutuhkan, orang-orang yang terlibat dalam proyek, serta detail lainnya yang dapat memengaruhi keberhasilan penyelesaian proyek Anda. Semua informasi ini akan didokumentasikan dalam satu tempat guna menunjukan vaulue project tersebut, dan diharapkan dapat memperoleh persetujuan untuk melanjutkannya. 

2. Planning

Perencanaan merupakan bagian penting dalam setiap proyek, dan ada berbagai metode dan teknik yang dapat digunakan dalam proses perencanaan tersebut. Tanpa adanya rencana yang jelas, sulit untuk mencapai tujuan proyek dengan sukses. Dalam merancang rencana yang efektif, ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan. Misalnya, perlu disusun anggaran yang detail, daftar tugas yang harus diselesaikan, komunikasi mengenai peran dan tanggung jawab tim, jadwal pelaksanaan, alokasi sumber daya yang tepat, serta langkah-langkah yang harus diambil jika terjadi masalah atau perubahan dalam proyek. Dengan menyusun rencana yang baik, akan memiliki panduan yang jelas dan memastikan proyek berjalan dengan lancar dan mencapai hasil yang diinginkan.

Lalu apa yang membedakan antara initiation dan planning? 

Pada fase planning, segala item yang dibutuhkan di breakdown secara lengkap, jelas dan detail. Ini mencakup pembagian tugas yang terperinci yang nantinya akan dikerjakan di tahap eksekusi. Sederhananya, tahap inisiasi menggambarkan outline. Sedangkan tahap planning, merinci outline-outline tersebut.

3. Execute and Complete Task

Setelah memiliki rencana yang tersusun, saatnya untuk melaksanakan dan menyelesaikan tugas-tugas tersebut. Penting untuk dicatat bahwa tim project memiliki tugas untuk menyelesaikan tugas-tugas proyek. Sebagai seorang project manager, perannya akan sedikit berbeda. Meskipun mungkin bertanggung jawab atas menyelesaikan beberapa tugas dalam proyek, tugas utama sebagai project manager adalah memantau kemajuan dan menjaga motivasi tim. Seorang project manager juga menghapus hambatan-hambatan yang mungkin muncul agar tugas-tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan tepat waktu. Terakhir, ketika semua tugas telah selesai, semua sumber daya telah terhitung, dan proyek telah mencapai garis finish, saatnya untuk menutup proyek tersebut.

4. Closing

Mengapa penutupan proyek penting? Salah satu alasan utamanya adalah agar tim dapat memiliki kesempatan untuk merayakan semua kerja keras yang telah dilakukan. Project closing juga memberikan kesempatan untuk mengevaluasi bagaimana proyek tersebut berjalan. Seorang project manager dapat mencatat apa yang berhasil dan apa yang tidak, sehingga dapat merencanakan dengan lebih baik untuk project berikutnya. Bahkan jika project tersebut merupakan keberhasilan besar, penting untuk meluangkan waktu untuk refleksi. Penutupan proyek juga merupakan cara yang baik untuk berhubungan dengan pihak lain di luar tim yang mungkin memiliki minat terhadap tujuan proyek. Seorang project manager dapat memberitahu semua orang apa yang telah diselesaikan dan pencapaian apa yang telah dicapai.

Dari semua fase yang telah dijelaskan, tentunya akan ada hal-hal detail lain dari setiap tahapannya yang perlu diketahui. Stay tune untuk terus bisa mendapat insight dan informasi bermanfaat lain di postingan-postingan selanjutnya. Thank you!