Project Initiation: Principle

Setelah sebelumnya kita membahas project life-cycle dalam cakupan bahasan yang luas, pada kali ini kita akan coba menguraikan secara mendalam dari masing-masing tahapan project.

Sebetulnya sudah sangat tidak asing bukan dengan kata "inisiasi"? Sekilas bayangan yang ada dibenak kita mengenai inisiasi adalah sebuah langkah yang ditempuh sebelum melakukan eksekusi. Padahal, dalam project life-cycle, inisiasi berada di tahapan paling awal bahkan sebelum perencanaan. Pada tahap inilah sebuah project mulai terbesit ataupun tercetus. Entah melalui masalah yang muncul sehingga perlu diselesaikan dengan sebuah project maupun melalui kesempatan yang harus diambil dengan sebuah project.

Photo by Headway on Unsplash

INITIATION

    Adalah sebuah langkah awal yang penting sebelum menjalankan sebuah project. Inisiasi dapat dimulai ketika sebuah  masalah atau kesempatan diidentifikasi dalam organisasi. Jika pelaksanaan inisiasi dapat dijalankan dengan baik, maka ini dapat membantu memastikan bahwa benefit yang dicapai bisa melebihi cost yang dikeluarkan. 

    Pada tahap inisiasi inilah perlu adanya kejelasan mengenai project yang akan dijalankan. Mampu memahami kebutuhan organisasi secara spesifik dapat menghindari pembengkakan budget dan ketidak sesuaian goals dengan yang di-ekspektasikan. Untuk memahami kebutuhan cost atau budgeting yang dibutuhkan dalam sebuah project, dapat menggunakan metode Cost-Benefit Analysis.

Cost-Benefit Analysis

    Adalah pendekatan sistematis yang digunakan untuk mengevaluasi biaya dan manfaat suatu proyek, kebijakan, atau keputusan. Ini merupakan alat perencanaan keuangan yang membantu menentukan apakah manfaat dari tindakan tertentu lebih besar daripada biaya yang terlibat. Cost-Benefit Analysis menyediakan kerangka kerja yang terstruktur untuk pengambilan keputusan dengan mempertimbangkan faktor kuantitatif dan kualitatif. 

       Analisis ini memberikan pemangku kepentingan pemahaman yang jelas tentang dampak keuangan yang potensial dari suatu proyek. Ini membantu dalam membandingkan alternatif yang berbeda dan memilih yang paling memungkinkan memberikan nilai maksimum. Selain itu, Cost-Benefit Analysis memungkinkan pertimbangan faktor non-keuangan, seperti dampak lingkungan atau sosial, yang memungkinkan proses pengambilan keputusan yang lebih holistik.

    Analisa cost-benefit Berfungsi dalam melakukan proses peningkatan value (benefit) yang di-ekspektasikan dalam sebuah project dan dikomparasikan dengan cost yang dibutuhkan. Untuk melakukan ini, sangat diperlukan kerjasama yang matang dengan stakeholder untuk mempertanyakan banyak hal yang berkaitan dengan project benefit dan budget yang dibutuhkan.

Beberapa contoh umum dan mendasar yang perlu didiskusikan dengan stakeholder sebelum menghimpun data dan mengkalkulasinya diantaranya:

Pertanyaan terkait benefit

• Apa value yang project ini ciptakan?
• Berapa banyak nominal yang didapatkan untuk perusahaan melalui project ini?
• Berapa banyak nominal yang didapatkan dari customer existing?
• Berapa lama dijalankan?
• Bagaimana project ini mampu meningkatkan user experience atau customer satisfaction?

Pertanyaan terkait cost

• Berapa lama waktu yang diperlukan setiap orang untuk project ini?
• Apa yang akan menjadi one-time costs?
• Apakah ada cost berjalan?
• Bagaimana dengan perencanaan cost janngka panjangnya?

Disclaimer: Pertanyaan diatas hanyalah contoh dan hanya berupa pertanyaan yang sangat mendasar. Perlu diperhatikan dengan baik bahwa seorang project manager harus memiliki daya berpikir kritis dan mempertimbangkan sesuatu dalam jangka panjang. keep going!

Apakah Cost-Benefit Analysis hanya sebatas seperti diatas? jawabannya jelas tidak! Untuk metode perhitungan dan bagaimana cara menentukan masing-masing fungsi rumus untuk kebutuhan project akan dijelaskan di postingan berikutnya. Terimaa kasih.

(Sebetulnya karena saya memang sudah ngantuk gaess, jadi kepotong wkwkw. sampai jumpa di postingan berikutnya! terkait diskusi dan pertanyaan, bisa tulis langsung di kolom komentar maupun melalui akun sosial meida pribadi saya yapp).