Stakeholder Analysis

gambar: freepik

Stakeholder merupakan tokoh penting karena menjadi peran kunci dalam keberhasilan suatu proyek. Stakeholder adalah orang yang memiliki ketertarikan pada sebuah proyek, orang yang memiliki pengaruh maupun orang yang terdampak dalam sebuah proyek. Ketertarikan dapat diindikasikan melalui seberapa banyak kebutuhan stakeholder yang terpengaruh oleh operasional dan hasil proyek. Sedangkan, pengaruh didefinisikan sebagai seberapa banyak power yang dimiliki stakeholder dalam keputusannya menentukan arah keberlangsungan proyek. Jenis stakeholder dibagi menjadi 2:

Primary stakeholder

Yaitu stakeholder yang akan mendapatkan benefit secara langsung dari keberhasilan proyek. Biasanya adalah; eksekutif, investor, sponsor, karyawan, pelanggan.

Secondary stakeholder

Yaitu stakeholder yang akan mendapatkan benefit secara tidak langsung dari keberhasilan proyek. Biasanya berasal dari luar organisasi seperti; mitra usaha, serikat pekerja, pengawas/regulator, kelompok konsumen/lingkungan hidup, pemerintah dan dewan daerah, kelompok masyarakat, pemilik tempat usaha. Dalam hal ini, secondary stakeholder yang seringkali terlibat adalah vendor.

Setiap stakeholder memiliki tingkat ketertarikan dan pengaruh terhadap keberlangsungan proyek yang berbeda-beda, maka harus diberikan treatment dengan tepat pada masing-masing kebutuhan stakeholder untuk menjaga proyek berjalan dengan baik.

Bagaimana cara menentukan tingkat ketertarikan dan pengaruh seorang stakeholder?

Dalam menentukan prioritas dan treatment yang dibangun untuk menjaga kepercayaan dan koordinasi kepada stakeholder, dapat menggunakan tools “Stakeholder Analysis”. Stakholder analysis adalah tools yang digunakan untuk menyeimbangkan kebutuhan stakeholder, mendapatkan dukungan mereka, dan memahami kapan dan bagaimana melibatkan mereka untuk keberhasilan pemenuhan proyek. Semakin tinggi tingkat pengaruh dan ketertarikan, semakin tinggi juga stakeholder tersebut dalam menentukan keberhasilan proyek.

Pengaruh tinggi dan minat tinggi (Kuadran 1/ungu)

Pada kuadran ini, stakeholder memiliki pengaruh yang signifikan terhadap keberlangsungan proyek dan memiliki ketertarikan yang tinggi. Dapat memengaruhi keputusan dan keberlangsungan proyek. Contohnya adalah sponsor, eksekutif atau dewan pengarah.

engagement dan involvement

1. Jaga keterbukaan informasi dan libatkan dalam project life cycle.
2. Libatkan dalam proses pengambilan keputusan, minta untuk memberikan masukan dan tanggapan.
3. Pastikan concern mereka terhadap proyek.

Komunikasi secara reguler

1. Buat meeting terjadwal atau berikan update secara berkala.
2. Sesuaikan komunikasi dengan preferensi dan kebutuhan mereka untuk memastikan mereka tetap mendukung dan terlibat.

Pengaruh besar dan minim ketertarikan (Kuadran 2/kuning)

Minim ketertarikan yang dimaksud adalah rendahnya keterlibatan dalam setiap aktivitas harian proyek. Dimungkinkan dalam hal ini adalah seorang senior manager yang tidak terlibat dalam aktivitas harian namun harus diinformasikan.

Executive summaries

1. Provide ringkasan high-level perihal progres dan minta untuk dilakukan review.
2. Fokus kepada impact terhadap tujuan dan objektif organisasi

Update periodik

1. Provide briefing secara periodik atau lakukan update berkala untuk memastikan informasi milestone proyek.

Minim pengaruh dan tinggi ketertarikan (Kuadran 3/krem)

Biasanya stakeholder pada kuadran ini memiliki tingkat ketertarikan yang tinggi namun minim pengaruh dalam pengambilan keputusan maupun kegiatan sehari-hari.

Update secara berkala

1. Komunikasikan progres proyek, resiko dan update untuk memastikan mereka mendapatkan informasi dan tetap terlibat.
2. Tanyakan kehawatiran dan atasi pertanyaan-pertanyaan mereka untuk maintain ketertarikan.

Stakeholder feedback

1. Mintalah masukan terkait rencana, progres dan hasil untuk memastikan perspektif mereka masuk ke dalam pertimbangan.

Minim Pengaruh dan Minim Ketertarikan (Kuadran 4/hijau)

Stakeholder pada kudran ini memiliki pengaruh yang rendah dan tingkat ketertarikan yang rendah. Biasanya pada kuadran ini adalah karyawan di level bawah maupun departemen yang tidak terdampak secara langsung dari keberlangsungan proyek.

Komunikasi Umum

1. Bagikan progres proyek secara umum tanpa membebani mereka dengan detail nya.
2. Jawab pertanyan se-spesifik apapun dan hindari memberikan informasi yang tidak diperlukan.

Minimal engagement

1. Maintain komunikasi dan keterlibatan mendasar mereka tanpa harus mengganggu tanggung jawab rutinmereka.

Perlu diingat bahwa untuk menentukan keterlibatan stakeholder melalui tool stakeholder analysis ini dilakukan sebelum project dimulai. Dengan harapan, pada saat project berjalan sudah terbangun sistem yang terintegrasi mengenai pelaporan, update, koordinasi dan informasi kepada masing-masing stakeholder.

Terima kasih sudah berkenan berkunjung.

Disclaimer: Ini adalah ringkasan materi yang dirangkum dari course yang diikuti penulis. Terdapat hak cipta yang mengikat dan tidak diperkenankan untuk dimuat ulang dalam publikasi apapun. Terima kasih.